Zasady przechowywania dokumentacji fiskalnej

Gdy przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować swoją sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, jest zobowiązany sporządzać stosowne raporty dobowe i miesięczne. Co więcej, jego obowiązkiem jest ich przechowywanie we właściwy sposób i określony w przepisach czas.

Do najważniejszych dokumentów tego typu zalicza się:

• Księgę przychodów i rozchodów (zakładając, że przedsiębiorca rozlicza się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym), która stanowi podstawę do wyliczenia zaliczki
  na podatek dochodowy. Musi zostać wydrukowana do 20 dnia miesiąca za poprzedni miesiąc, chyba, że prowadzona była od początku w formie papierowej.

• Faktury sprzedażowe i kosztowe – od 2014 roku wszyscy przedsiębiorcy (wliczając tych zwolnionych z VAT) zobowiązani są do wystawiania faktur. W przypadku przedsiębiorców zwolnionych z tego obowiązku należy zrobić na dokumencie stosowną adnotację.

• Potwierdzenia zapłaty – w niektórych przypadkach do prawidłowego udokumentowania poniesionych kosztów wystarczy potwierdzenie przelewu lub paragony.

• Dokumenty związane z rejestrowaniem przy użyciu urządzeń fiskalnych – raporty miesięczne i dobowe.

• Deklaracje i rejestry VAT.

• Ewidencje środków trwałych oraz wyposażenia.

Jak długo przechowywać dokumenty?

Zgodnie z obowiązującym prawem przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumentację za ostatnie 5 lat prowadzonej działalności, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że dokumenty wymagane do wypełnienia zeznania PIT za 2014 r. należy trzymać do końca 2019 r.

W większości przypadków miejscem przechowywania dokumentów powinna być siedziba firmy. Przepisy dopuszczają jednak oddanie dokumentów na zewnątrz, w przypadku gdy zajmie się tym biuro rachunkowe lub profesjonalna firma archiwizująca.

Dokumenty powinny być przede wszystkim chronione przed uszkodzeniem i całkowitym zniszczeniem oraz wyciekiem danych. Przepisy nie precyzują w jaki sposób postępować
z dokumentami po 5 latach. Najrozsądniejszym wyjściem wydaje się ich zniszczenie,
z którego powinien zostać sporządzony protokół wraz z opisem jakie dokumenty zostały zniszczone, w jaki sposób oraz z podpisem osoby odpowiedzialnej.