Co to jest wirtualne biuro i kto może na nim skorzystać?

Prestiżowy adres, obsługa korespondencji oraz pakiet dodatkowych usług – to korzyści, jakie może uzyskać przedsiębiorca, jeśli zdecyduje się na skorzystanie z wirtualnego biura.

Każde przedsiębiorstwo potrzebuje siedziby. W przypadku wielu działalności gospodarczych jest to mieszkanie lub dom właściciela. Dzieje się tak szczególnie, jeśli przedsiębiorca dopiero rozpoczyna działalność i jest w stanie wykonywać ją w pojedynkę – nie musi otwierać sklepu lub posiadać biura.

Jednak w przypadku wielu przedsiębiorców atrakcyjny adres jest wyznacznikiem statusu i może być również przewagą konkurencyjną. Siedziba w centrum miasta lub prestiżowym biurowcu może budzić zaufanie u klientów oraz potencjalnych partnerów. Z myślą o nich stworzone zostały usługi wirtualnego biura.

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biura pozwalają użytkownikom zarejestrować działalność pod danym adresem bez konieczności faktycznego przebywania tam i realnego świadczenia usług. W ramach usługi dostępne jest odbieranie i przekierowywanie telefonów do przedsiębiorcy oraz obsługa przychodzącej korespondencji. Tym samym przedsiębiorca korzystający z wirtualnego biura nie ma zupełnie potrzeby, aby się tam pojawiać. Większość organizacji oferujących tego typu usługi udostępnia także dodatkowe możliwości, takie jak wynajem sal konferencyjnych na godziny. Popularne jest także oferowanie usług księgowych i doradztwa podatkowego.
Wirtualne biuro może być szczególnie atrakcyjne z perspektywy przedsiębiorców, którzy wynajmują mieszkanie w mieście, w którym świadczą usługi, a osoba wynajmująca nie wyraża zgody na rejestrację siedziby w danym mieszkaniu. Tym samym przedsiębiorca uzyskuje adres w mieście, w którym przebywa, bez ponoszenia pełnych kosztów wynajmu biura.

Usługa wirtualnych biur jest często powiązana z udostępnianiem przestrzeni coworkingowej lub biura serwisowanego. Przestrzeń coworkingowa oznacza, że przedsiębiorca ma możliwość wynajęcia biurka we wspólnej przestrzeni współdzielonej z innymi przedsiębiorcami oraz freelancerami. Z kolei biuro serwisowane jest to umeblowany i gotowy pokój (lub kilka pokoi), które zespół może zająć od ręki. W pakiecie z biurem firma otrzymuje dostęp do usługi recepcyjnej, zarządzania korespondencją oraz infrastrukturą IT1. Dane firmy Savills wskazują, że najwięcej tego typu przestrzeni znajduje się w Warszawie – sumarycznie do wynajęcia jest nawet 84 tys. metrów kwadratowych powierzchni, z czego 44 tys. stanowią biura serwisowane a 40 tys. coworki.

Nie tylko korzyści

Wśród najważniejszych zalet prowadzenia firmy z wirtualnym adresem wymienić można przede wszystkim niskie koszty oraz prestiżową lokalizację. Jednak przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na skorzystanie z oferty wirtualnych biur, muszą liczyć się z utrudnieniami związanymi z rejestracją działalności lub dopisaniem firmy do rejestru podatników VAT. Przykładem jest wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, gdy spółka została usunięta z rejestru podatników VAT, gdyż pod wskazanym adresem wirtualnego biura nie przebywał nikt bezpośrednio związany z firmą. Wcześniej podobne zastrzeżenia budziło nadawanie numeru NIP firmom rejestrowanym w wirtualnych biurach. Tym samym każda firma, która chce rozpocząć działanie w wirtualnym biurze powinna poważnie rozważyć wszystkie korzyści i zagrożenia z tego wynikające.

Inne artykuły z tej kategorii