Jak wybrać i uruchomić kasę fiskalną w firmie?

Każda firma, która prowadzi sprzedaż towarów i usług na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej, musi się liczyć z koniecznością instalacji kasy fiskalnej. Jednak aby uruchomić taką kasę w swojej firmie nie wystarczy tylko ją kupić.

Zgłoszenie liczby i miejsca użytkowania kas

Przed rozpoczęciem sprzedaży konieczne jest zgłoszenie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego liczby wykorzystywanych kas oraz miejsca ich użytkowania. Jeśli przedsiębiorca będzie w swojej działalności wykorzystywał tylko jedną kasę fiskalną, może ten krok pominąć.

Fiskalizacja kasy

Fiskalizacja kasy fiskalnej służy do zsynchronizowania pracy modułu fiskalnego z pamięcią kasy. Należy tego dokonać w obecności serwisanta, który w przyszłości będzie obsługiwał przedsiębiorcę. Najczęściej jest to przedstawiciel producenta albo importera wybranych urządzeń.

Po dokonaniu fiskalizacji urządzenie należy zgłosić do właściwego urzędu skarbowego w ciągu 7 dni.

Zgłoszenie kasy fiskalnej

Po otrzymaniu zgłoszenia zarówno od serwisanta jak i od właściciela kasy, naczelnik urzędu skarbowego nadaje urządzeniu indywidualny numer ewidencyjny. Numer przypisany jest tylko do jednego urządzenia, a właściciel jest zobowiązany do umieszczenia go na kasie w sposób trwały.

Jaką kasę wybrać?

Wybór kasy fiskalnej uzależniony jest od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Mobilne usługi gastronomiczne (na przykład sprzedające jedzenie w firmach albo popularne foodtrucki) będą miały zupełnie inne potrzeby, niż sklepy o dużej powierzchni i bogatym asortymencie.

Firmy prowadzące niedużą sprzedaż lub sprzedaż bardzo ograniczonego asortymentu towarów nie będą potrzebowały czytnika kodów kreskowych.

Niezależni specjaliści (na przykład doradcy podatkowi i lekarze) powinni przy wyborze kas fiskalnych zwracać uwagę na trwałość baterii. Rozładowana kasa fiskalna może być powodem, dla którego danego dnia nie będą w stanie świadczyć usług, a co za tym idzie, zarobią mniej pieniędzy.

Hurtownie prowadzące sprzedaż także na rzecz osób fizycznych powinny liczyć się z koniecznością zakupu kas fiskalnych możliwych do integracji z modułami obsługi magazynu oraz programami do ewidencjonowania sprzedaży.

Podobnie jest w przypadku sklepów internetowych, które każdą swoją transakcję dokumentują przy pomocy systemów e-commerce, a co za tym idzie powinny rozważyć zakup urządzeń umożliwiających integrację z wykorzystywanym oprogramowaniem, ewentualnie rozważyć zakup drukarki fiskalnej zamiast kasy.