Co to jest koszt firmowy?

Kosztem firmowym (lub też koszt uzyskania przychodu), jest to wydatek niezbędny do prowadzenia działalności gospodarczej. Z tego względu wydatków tych nie wlicza się do zysku przedsiębiorcy, co oznacza, między innymi, niższy podatek dochodowy.

Koszty firmowe są to zatem wszystkie wydatki, jakie ponosi przedsiębiorca, aby uzyskać lub zabezpieczyć źródło swojego przychodu.

Przykład 1:

Przedsiębiorca prowadzi produkuje wysokiej jakości meble. Otrzymał zamówienie na stół i zestaw krzeseł za 8 tys. złotych. Aby zrealizować zamówienie zamówił drewno, śruby, gwoździe oraz inne materiały konieczne do budowy mebli. Wydał na to w sumie 5 tys. złotych. Oznacza to, że dochód przedsiębiorcy wyniósł 3 tys. złotych (8 tys. – 5 tys.) i od tej kwoty będzie musiał zapłacić podatek dochodowy, zakładając, że rozlicza się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.

Koszt specyficzny dla działalności

W wielu przypadkach koszty firmowe są specyficzne dla rodzaju wykonywanej działalności i jako takie z pewnością nie wzbudzą zastrzeżeń organów podatkowych.

Przykład 2:

Przedsiębiorca prowadzi gabinet stomatologiczny. Co miesiąc musi uzupełniać zapasy lekarstw i narzędzi. Wszystkie te wydatki są dla niego kosztami uzyskania przychodu.

Przy wliczaniu konkretnych wydatków do kosztów firmowych najczęściej wystarczy kierować się rozsądkiem. Większość przedsiębiorców potrafi wskazać lub uzasadnić, który wydatek ponoszą w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a który nie.

Przykład 3:

Przedsiębiorca z Poznania miał kilka spotkań z klientami w Krakowie i we Wrocławiu. Z tego względu mógł wliczyć koszt biletu kolejowego do tych miast do swoich kosztów firmowych. Dwa tygodnie później wyjechał z rodziną do Gdańska. Wyjazd miał charakter prywatny, co oznacza, że nie mógł kosztu paliwa samochodowego wliczyć do kosztów firmowych.

Wysokie koszty uzyskania przychodu niekoniecznie złe

Wielu przedsiębiorców dąży do posiadania jak najwyższych kosztów firmowych, gdyż wysokie koszty pozwalają obniżyć podatki, które firma ma do zapłacenia. W przypadku płatników VAT, koszty pozwalają również obniżyć wysokość podatku VAT, który należy odprowadzić do urzędu.

Wśród popularnych i uniwersalnych kosztów firmowych wymienić można:

  • środki do sprzątania

  • koszty remontu lokalu, w którym prowadzona jest działalność (nawet, jeśli jest to własne mieszkanie)

  • kawę, herbatę, cukier

  • materiały biurowe i eksploatacyjne (papier do drukarki, toner, długopisy, segregatory)

  • elektronikę użytkową

  • koszty paliwa

W pewnych okolicznościach Urząd Skarbowy może zakwestionować dany koszt. W takiej sytuacji na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że koszt faktycznie został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli się to nie uda, przedsiębiorca będzie musiał zapłacić zaległy podatek wraz z odsetkami za zwłokę.

Do kosztów firmowych nie można wliczać wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, będących wydatkami prywatnymi. Oznacza to, że o ile przedsiębiorca ma prawo wliczyć w koszt uzyskania przychodu kolację biznesową, dokładnie taka sama kolacja z żoną już kosztu nie stanowi.

Przykład 4:

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w jednym pokoju swojego domu. Przy okazji remontu tego pomieszczenia przedsiębiorca wyremontował także pokój dziecka. Jeśli do kosztów firmowych doliczy dziecięce meble i kolorowe tapety, urząd skarbowy najprawdopodobniej zakwestionuje ten wydatek.

Przykład 5:

Przedsiębiorca prowadzący działalność jako konsultant chciał wliczyć nowy garnitur do kosztów uzyskania przychodu, gdyż jest on mu niezbędny do spotkań z klientami. Urząd Skarbowy wskazał jednak, ze garnitur jest również używany przy prywatnych uroczystościach i, jako taki, jest przedmiotem osobistym, więc nie może zostać uznany za ubranie robocze.

Zupełnie inne przeznaczenie wydatków na odzież służbową występuje na przykład w branży budowlanej. Przedsiębiorca, który kupuje swoim pracownikom odzież ochronną, ma prawo wliczyć ją w koszt uzyskania przychodu, gdyż jest to odzież specjalnie przeznaczona do wykonywania pracy.

Inne artykuły z tej kategorii