Co to jest wirtualne biuro i kto może na nim skorzystać?

Prestiżowy adres, obsługa korespondencji oraz pakiet dodatkowych usług – to korzyści, jakie może uzyskać przedsiębiorca, jeśli zdecyduje się na skorzystanie z wirtualnego biura.

Każde przedsiębiorstwo potrzebuje siedziby. W przypadku wielu działalności gospodarczych jest to mieszkanie lub dom właściciela. Dzieje się tak szczególnie, jeśli przedsiębiorca dopiero rozpoczyna działalność i jest w stanie wykonywać ją w pojedynkę – nie musi otwierać sklepu lub posiadać biura.

Jednak w przypadku wielu przedsiębiorców atrakcyjny adres jest wyznacznikiem statusu i może być również przewagą konkurencyjną. Siedziba w centrum miasta lub prestiżowym biurowcu może budzić zaufanie u klientów oraz potencjalnych partnerów. Z myślą o nich stworzone zostały usługi wirtualnego biura.

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biura pozwalają użytkownikom zarejestrować działalność pod danym adresem bez konieczności faktycznego przebywania tam i realnego świadczenia usług. W ramach usługi dostępne jest odbieranie i przekierowywanie telefonów do przedsiębiorcy oraz obsługa przychodzącej korespondencji. Tym samym przedsiębiorca korzystający z wirtualnego biura nie ma zupełnie potrzeby, aby się tam pojawiać. Większość organizacji oferujących tego typu usługi udostępnia także dodatkowe możliwości, takie jak wynajem sal konferencyjnych na godziny. Popularne jest także oferowanie usług księgowych i doradztwa podatkowego.
Wirtualne biuro może być szczególnie atrakcyjne z perspektywy przedsiębiorców, którzy wynajmują mieszkanie w mieście, w którym świadczą usługi, a osoba wynajmująca nie wyraża zgody na rejestrację siedziby w danym mieszkaniu. Tym samym przedsiębiorca uzyskuje adres w mieście, w którym przebywa, bez ponoszenia pełnych kosztów wynajmu biura.

Usługa wirtualnych biur jest często powiązana z udostępnianiem przestrzeni coworkingowej lub biura serwisowanego. Przestrzeń coworkingowa oznacza, że przedsiębiorca ma możliwość wynajęcia biurka we wspólnej przestrzeni współdzielonej z innymi przedsiębiorcami oraz freelancerami. Z kolei biuro serwisowane jest to umeblowany i gotowy pokój (lub kilka pokoi), które zespół może zająć od ręki. W pakiecie z biurem firma otrzymuje dostęp do usługi recepcyjnej, zarządzania korespondencją oraz infrastrukturą IT1. Dane firmy Savills wskazują, że najwięcej tego typu przestrzeni znajduje się w Warszawie – sumarycznie do wynajęcia jest nawet 84 tys. metrów kwadratowych powierzchni, z czego 44 tys. stanowią biura serwisowane a 40 tys. coworki.

Nie tylko korzyści

Wśród najważniejszych zalet prowadzenia firmy z wirtualnym adresem wymienić można przede wszystkim niskie koszty oraz prestiżową lokalizację. Jednak przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na skorzystanie z oferty wirtualnych biur, muszą liczyć się z utrudnieniami związanymi z rejestracją działalności lub dopisaniem firmy do rejestru podatników VAT. Przykładem jest wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, gdy spółka została usunięta z rejestru podatników VAT, gdyż pod wskazanym adresem wirtualnego biura nie przebywał nikt bezpośrednio związany z firmą. Wcześniej podobne zastrzeżenia budziło nadawanie numeru NIP firmom rejestrowanym w wirtualnych biurach. Tym samym każda firma, która chce rozpocząć działanie w wirtualnym biurze powinna poważnie rozważyć wszystkie korzyści i zagrożenia z tego wynikające.

Inne artykuły z tej kategorii

Kim jest zdalna asystentka?

Według danych Adecco, światowego giganta pośrednictwa pracy oraz zarządzania zasobami ludzkimi, już 30 proc. pracowników w Europie i USA to tak zwani „wolni strzelcy”. Są to ludzie, którzy nie pracują dla jednego pracodawcy na etat, ale najczęściej łączą różne zajęcia i zlecenia.. Wśród nich znajdują się zarówno ci, którzy nie mogą znaleźć sobie stałego zajęcia, pracują dorywczo, ale także niezależni przedsiębiorcy, którzy dzięki swojej wiedzy i umiejętnościom mogą znacznie elastyczniej dobierać sobie zakres pracy.

Ta ostatnia grupa coraz częściej korzysta z usług zdalnych asystentek.

Zdalna asystentka

Zdalna asystentka często jest niezależnym specjalistą o dużym doświadczeniu w pracy administracyjnej oraz organizacyjnej. Podobnie jak office manager czy sekretarka w organizacji, wspiera swoich zleceniodawców poprzez umawianie spotkań, zarządzanie kalendarzem zleceniodawcy czy wspieranie biura w pracy organizacyjnej.

W przeciwieństwie jednak do osoby zatrudnionej na etat, zdalna asystentka nie znajduje się fizycznie w tym samym biurze co jej zleceniodawca. Co więcej, za swoją pracę rozlicza się według stawki godzinowej, a nie poprzez umowę o pracę. Tym samym specjaliści, którzy są zbyt zajęci, by wykonywać telefony, zamawiać kuriera czy szukać najkorzystniejszej oferty na bilet , często zlecają takie zadania wirtualnym asystentkom.

Przewagi nad tradycyjną asystentką

Podstawową przewagą takiego rozwiązania jest fakt, że asystentka wirtualna pracuje ze swoim zleceniodawcą tylko wtedy, gdy istnieje zapotrzebowanie na jej usługi. Oznacza to, że jest to rozwiązanie znacznie tańsze niż zatrudnianie pracownika na umowę o etat.

Zatrudnienie standardowej asystentki wiąże się z wypłacaniem jej pensji o wysokości przynajmniej minimalnej krajowej. Dochodzą również pozostałe koszty pracodawcy, takie jak konieczność zapewnienia sprzętu do pracy oraz miejsca w biurze.

Z tego względu po pomoc zdalnej sekretarki często sięgają przedsiębiorcy, którzy już się czują przytłoczeni liczbą zadań, jakie mają do wykonania, a wciąż nie stać ich lub też nie mają potrzeby zatrudniania kogokolwiek na etat. W sytuacji, gdy zadania administracyjne zajmują mniej niż 2-3 godziny dziennie, zatrudnianie zwykłej asystentki byłoby nadmiernym kosztem, podczas gdy skorzystanie z usług tej wirtualnej pozwala zaoszczędzić wiele czasu.

Po usługi wirtualnych asystentek firmy sięgają również gdy w określonych sezonach mają znacznie więcej pracy administracyjnej, jednak przez cały rok nie mają aż takiego zapotrzebowania na usługi asystentek.

Czego nie zrobi wirtualna asystentka?

Podstawowym ograniczeniem wirtualnej asystentki jest jej nieobecność w biurze. Z tego względu nie może pełnić charakterystycznych dla tego stanowiska funkcji związanych z reprezentacją firmy, takich jak witanie gości czy przygotowywanie sal konferencyjnych na spotkania. Również wszelkiego rodzaju zakupy dokonywane przez wirtualną asystentkę będą musiały być dostarczone kurierem.

Z tego względu wirtualna asystentka jest idealnym rozwiązaniem dla organizacji, które są jeszcze za małe, by zatrudniać personel administracyjny i jednocześnie za duże, by jedna osoba uniosła wszystkie obowiązki związane z zarządzaniem.

Inne artykuły z tej kategorii


Fatal error: Call to undefined function twentyseventeen_get_svg() in /wp-content/themes/msp/archive.php on line 45